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Conception et réalisation informatique permettant d’intégrer le dispositif 423 en Aquitaine dans l’application Muffin et dans le site internet d’Aquitaine Active

Publié le 14.05.2012

Conception et réalisation informatique permettant d’intégrer le dispositif 423 en Aquitaine dans l’application Muffin et dans le site internet d’Aquitaine Active


Cahier des charges techniques

  1. Objet de la commande

Muffin est une application développée par plusieurs fonds territoriaux du réseau France Active qui a pour objectif d’être :

  • Une base de données externalisée sur un serveur sécurisé,
  • Un gestionnaire d’agenda,
  • Un gestionnaire de documents dans le cadre du front et middle office des outils (décision de comité…)
  • Un outil de tableau de bord,

La commande porte sur la réalisation de développement informatique permettant d’intégrer le dispositif 423 dans l’application Muffin et permettre de suivre l’activité du dispositif, les temps affectés par l’équipe d’Aquitaine Active et ses justificatifs.

La consultation est relative à :

  • L’intégration du dispositif 423 dans la base de données permettant le suivi de l’activité et des dossiers,
  • La mise à jour et la création de tableau de bord automatisé à partir de la base de données
  • L’intégration du dispositif dans le gestionnaire des agendas permettant la justification des temps par projet et par personnel de l’association Aquitaine Active.
  • L’intégration dans le site internet des pages pour présenter et promouvoir le dispositif (ajout d’un module de «publications» sur le site internet, de définition de données transférées entre le Muffin et le site internet, de la création de la page outil).

 

Dans le respect de l’instruction DGEFP n°2012-11 du 29 juin 2012, il n’est pas procédé à la mise en concurrence en raison notamment de l'objet du marché et du faible degré de concurrence dans le secteur considéré justifiée que si ces formalités sont impossibles ou manifestement inutiles.

 

  1. Présentation du contexte

Aquitaine Active a intégré un nouvel outil d’accompagnement et de financement issu du Fond Social Européen. La mesure 423 vient compléter l’offre existante d’Aquitaine Active.

Aquitaine Active souhaite intégrer le dispositif dans ses process de gestion des données, de gestion des documents contractuels et de reporting.

Le cadre général de la prestation doit se conformer aux obligations dictées par le Fonds Européens.

  • Problématique

L’animation du dispositif FSE 423 doit répondre à quatre objectifs :

  • Le recueil des informations des demandes des porteurs de projets.
  • L’organisation de l’animation des comités de sélection (plate forme de stockage des dossiers, courrier de décision…)
  • La valorisation de la mesure 423 à travers le traitement de ses données.
  • La justification des moyens engagés par Aquitaine Active, nécessitant la gestion des agendas et l’affectation des temps par dispositif et par porteur de projet.
  • De l’intégration de nouveaux outils de communication spécifique à la 423 et en cohérence avec la communication actuelle d’Aquitaine Active (site, newsletter).

Aquitaine Active ayant déjà développé une application « Muffin » permettant en partie de répondre à ses obligations dans le cadre d’autres programmes européens, l’association souhaite que la société Caramia, qui a développé l’application Muffin et qui se charge de sa maintenance et de son développement, réalise les développements nécessaires pour satisfaire aux obligations dans le cadre de la gestion du dispositif 423.

 

  • Cibles et Objectifs de la demande

SUIVI DE L’ACTIVITE DU DISPOSITIF 423 - Développement de tableaux de bord sur l’application Muffin

Objectifs

Modification des tableaux de bord existant (accompagnement, Suivi et Financement) permettant d’intégrer le dispositif 423

  • Evaluation des champs de requête « recherche »
  • Intégration de nouveaux champs (spécifique au dispositif 423) dans les tableaux de bord
  • Développer de nouveaux reporting pour le dispositif permettant de suivre l’activité du dispositif et l’activité avec les partenaires (prescripteurs, sous-traitants)
  • Faire les développements nécessaires pour la mise à jour les outils de communication d’Aquitaine Active (site et newsletter)

 

ANIMATION DU DISPOSITIF

Objectifs

  • Développer une plateforme de stockage de données sécurisée avec un accès à partir de notre intranet sur notre site internet. Elle permettra, dans le cadre de l’animation des comités de sélection de déposer les dossiers et offrir aux membres un accès direct à la plate-forme pour consulter ou télécharger les dossiers des comités de sélection.
  • Newsletter : Créer une newsletter 423 permettant de traiter de l’information auprès des porteurs de projets, des sous traitants, des réseaux, des financeurs. Une partie de la newsletter sera composé des données de l’activité sur le dispositif 423 et actualisé automatiquement à partir de la base de données « Muffin ».
  • Site internet : Intégration dans le site internet d’Aquitaine Active, des pages sur le dispositif 423 et sur l’outil. Nécessité d’ajouter d’un module de «publications» sur le site internet permettant de déposer les pièces de l’instruction des dossiers et les pièces de suivi de l’action (pour les porteurs de projet).

GESTION DES AGENDAS

Objectifs

La gestion de plusieurs dispositif (dont européens) nécessite de faire évoluer le gestionnaire des agendas afin de permettra d’avoir un suivi destemps par salariés, par dispositif et par projet. Afin de répondre à la demande, il est nécessair de faire des développement informatique sur la boxe agenda.

 

  • Contrat d’exécution de la prestation

Suite à la proposition financière réalisé par la société Caramia, un groupe projet sera mis en place composé du directeur, du chargé de mission, 423, du contrôleur de gestion axe 511.



Cahier des charges

 

1. Durée de la prestation

La prestation de service débutera à sa date de notification qui interviendra, pour information et sans que cette date ait valeur contractuelle, au début du mois de juillet 2012 et devra être terminé au plus tard en février 2013.

2. Devis

La société Caramia  produit un dossier complet comprenant les pièces suivantes

  • une proposition tarifaire accompagnée du descriptif

 

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Ce projet a été co-financé par le Fonds Social Européen